Chatbot zrekrutuje na studia? Inteligentni doradcy na uczelniach.

Szkoły wyższe, zarówno te publiczne, jak i prywatne, idą z duchem czasu i udostępniają studentom i kandydatom możliwość komunikacji za pomocą wirtualnych doradców. Sztuczna inteligencja konwersacyjna potrafi dzisiaj już nie tylko odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania (FAQ), pomóc w wyborze odpowiedniego wydziału i kierunku studiów, ale także przyjąć od użytkownika zgłoszenie na wybrany kierunek. Wszystko wskazuje też na to, że taka optymalizacja spotka się z pełną akceptacja zarówno ze strony osób aplikujących na dany kierunek studiów, jak i uczelnianych działów rekrutacji czy administracji.

Jakie problemy na rozwiązać chatbot wspierający uczelnie wyższe?

Długie kolejki w dziekanatach i rektoratach, niemożliwość dodzwonienia się na dany wydział czy żmudne przeglądanie informacji na wielu podstronach uczelni – to jedne z głównych trudności, na które napotykają studenci i kandydaci na studia, próbując pozyskać informacje lub załatwić swoją sprawę. A gdyby tak można było nieco ułatwić życie aktualnym i przyszłym żakom jednocześnie odciążając pracowników administracyjnych od żmudnych powtarzalnych czynności? Uniwersytety, politechniki, akademie i inne szkoły wyższe coraz częściej rozważają alternatywy i przyglądają się rozwiązaniom, które niwelują opisane problemy. Chatboty, bo to o nich właśnie mowa to narzędzia do komunikacji, które znaczenie ułatwiają obsługę procesów. Cechuje je także spora elastyczność:

  • dostępność 24/7 i obsługa nawet bardzo wielu użytkowników końcowych w tym samym czasie, bez kolejkowania,
  • jedno narzędzie nawet dla różnych użytkowników końcowych (kandydaci, studenci, mieszkańcy akademików, pracownicy uczelni), 
  • możliwość zbudowania własnej bazy wiedzy lub wykorzystanie sprawdzonych modułów w ramach Omni-Chatbot (zbieranie danych zgodnie z RODO, ankietowanie, umawianie spotkań),
  • możliwość stałej aktualizacji treści i rozbudowy o kolejne obszary wiedzy,
  • dowolność w wyborze wielu różnych kanałach komunikacji (strona www, media społecznościowe, intranet).
  • opcjonalnie: integracja z posiadanym oprogramowaniem, systemami,
  • dodatkowy potencjał promocyjny chatbotów (np. mediach społecznościowych).

W jaki sposób chatbot może pomóc w wyborze kierunku studiów i rekrutacji?

Udzielanie odpowiedzi na pytania kandydatów, informowanie o terminach rekrutacji, wymaganiach formalnych, szczegółowych przedmiotach dostępnych na danym kierunku, kwalifikacjach otrzymanych na koniec nauki to informacje, które z pewnością warto umieścić w bazach danych konwersacyjnych systemów AI. Zgromadzenie wszystkich najczęściej pojawiających się pytań (FAQ) w jednym miejscu to duża wygoda dla przyszłych kandydatów, ale też studentów w trakcie sesji. Ponadto chatbot może też wspomagać nawigację po stronie internetowej, kierując do odpowiednich linków, miejsc, z których można pobrać wymagane dokumenty, zrealizować test kompetencji czy przesłać swoją kandydaturę na wybrany kierunek.

Uczelniane FAQ: przykładowe pytania i odpowiedzi

Z doświadczenia Sovva wynika, że nawet 80% pytań zadawanych przez użytkownik powtarza się wielokrotnie. Odpowiedzi na takie pytania wystarczy więc zapisać jako fakty w bazie wiedzy chatbota i opisać odpowiednimi słowami kluczowymi. Poniżej przykładowe pytania, jakie mogą zadawać kandydaci i studenci.

Typ procesu/zagadnienieTyp użytkownika końcowegoPytania użytkownika
Proces rekrutacjiKandydatJakie dokumenty muszę wypełnić, by zgłosić kandydaturę na studia?

Do kiedy przyjmujecie zgłoszenia na kierunek X?

Jakie warunki musze spełnić, aby dostać się na studia?

Jakie kompetencję nabędę po ukończeniu studiów?

W jakich zawodach mogę pracować po ukończeniu studiów?

Czy macie dni otwarte?
Informacje o życiu uczelni/zasadach funkcjonowania uczelniStudentW jakim terminie planowane są egzaminy z przedmiotów X dla 1 roku kierunku A?

Kiedy poinformujecie o przyznaniu miejsca w akademiku?

Jakie są warunki przyjęcia do programu Erasmus dla studenta 2 roku?

Ile wynosi opłata za powtarzanie semestru?

Jak otrzymać stypendium?
Wiedza merytoryczna/wybrany obszar wiedzyKandydat/studentJakie koła naukowe działają na uczelni?

Powiedz mi, czym jest ontologia?


Czym jest program badawczy XY? 
Wiedza ogólnaKandydat/studentCzy jesteś człowiekiem?

Jak działasz?  

Tabela: Przykładowe FAQ dla chatbotów na uczelniach.

Dodatkową korzyścią z optymalizacji zapytań za pomocą chatbota jest możliwość uruchomienia narzędzia nie tylko w języku polskich, ale także j. obcych np. angielskim czy ukraińskim.

Przyjmowanie kandydatur na studia: jak działa moduł przyjmowania zgłoszeń?

Bardzo pomocny przy wdrożeniach chatbotów na uczelniach jest także moduł przyjmowania zgłoszeń.Predefiniowany komponent ułatwia zbieranie danych osobowych zgodnie z RODO, prowadząc użytkownika przez kilkustopniowy etap zbierania danych, takich jak: imię, nazwisko, wybrany kierunek, wymagane dokumenty. Rozpoczęcie procesu rozpoczyna prośba o wyrażenie  zgody na przetwarzanie danych. Skompletowane w ten sposób podanie może być kierowane na wybrane adresy e-mail lub do systemu komputerowego.

Inne zastosowania chatbota w edukacji: wyspecjalizowany tutor

Sztuczna inteligencja konwersacyjna idealnie sprawdza się w obsłudze powtarzalnych zapytań (FAQ), wsparciu nawigacji po rozbudowanych serwisach www, zbieraniu kandydatur/zgłoszeń od przyszłych studentów, kompletowaniu dokumentów. Obsługa takich procesów jednak jej jedyne zastosowania w obszarze edukacyjnym. Jednym z rozwojowych kierunków są także systemy wspierające proces nauczania. Waldemar Furlak i Waldemar Lib w opracowaniu „Chatterbot – wirtualny doradca: istota technologii, możliwości zastosowań edukacyjnych” podkreślają wartość systemów konwersacyjnych także jako przewodników wspierających zdobywanie wiedzy przez ucznia/użytkownika:

Istnieją także systemy, w których chatbot − jeśli wykorzystuje się go jako narzędzie wspomagające nauczanie – pełni rolę głównego tutora weryfikującego wiedzę użytkownika. Podpowiada mu, analizuje jego wypowiedzi, odszukuje i poprawia błędy, przedstawia poprawne rozwiązania i steruje dialogiem w celu uzyskania odpowiedzi na konkretne pytania. W takich systemach chatbot jest jednocześnie nauczycielem, pomocnikiem i egzaminatorem.

Technologie chatbotów są bardzo obiecującym kierunkiem rozwoju z uwagi na próby wspomagania myślenia algorytmicznego człowieka. Uczą użytkownika (ucznia) przede wszystkim dyscypliny myślowej. Wskazują na znaczenie poprawności formułowania pytań, konkretności wypowiedzi i uświadamiają uczącemu się potrzebę jednoznacznego określania celów uczenia się, w tym poszukiwanych informacji. Możemy przypuszczać, że ta obecnie rozwijana intensywnie technologia wkrótce wkroczy do szkół w postaci np. encyklopedii szkolnej, konsultanta językowego.   

Jako przykład chatbota wymieniony został Wincenty (Uniwersytet Ekonomiczny, Katowice), z którym można było porozmawiać m.in o tym, czym jest ontologia, Internet 3.0., jak zarządzać wiedzą. Projekt Wincentego zrealizowaliśmy dla Uniwersytetu Ekonomicznego w 2012 roku. Było to jedne z pierwszych w Polsce wdrożeń konwersacyjnej AI w szkolnictwie wyższym.


Screen: Chatbot Wincenty, wdrożenie dla Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach.

Źródła:

  1. Waldemar Furmanek, Waldemar Lib: „Chatterbot – wirtualny doradca: istota technologii, możliwości zastosowań edukacyjnych” [w]: Edukacja – Technika – Informatyka 5/2, 231-237.
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Anna Isakow

Anna Isakow

Content marketing specialist & Quality Assurance Sovva.ai